Secretária Executiva

DESCRIÇÃO
Fornecer suporte administrativo para o sócio da holding, garantindo a eficiência na gestão do tempo, no fluxo de informações e na execução das atividades diárias.

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇOES 
Auxiliar na priorização de tarefas do executivo, organizando seu tempo para garantir que os prazos sejam cumpridos e os objetivos atingidos.
Organizar a agenda do executivo, agendar compromissos, reuniões e viagens.
Priorizar compromissos, lembrando do executivo sobre eventos importantes.
Atender chamadas telefônicas, filtrar e encaminhar as mais relevantes.
Lidar com e-mails, correspondências e outros tipos de comunicação, sempre mantendo o executivo informado.
Organizar a logística de reuniões, incluindo a reserva de salas, preparação de materiais e acompanhamento de detalhes.
Coordenar a organização de eventos corporativos.
Redigir relatórios, atas de reuniões e documentos administrativos.
Elaborar e revisar apresentações executivas e documentos estratégicos.
Planejar viagens de negócios, incluindo transporte, hospedagem e logística.
Controlar e organizar relatórios de despesas e reembolsos do executivo.
Manter contato com clientes, fornecedores e parceiros comerciais, garantindo comunicação eficiente e cordial.
Prestar apoio em negociações e questões de relacionamento empresarial.
Organizar e manter arquivos físicos e digitais.
Garantir a confidencialidade das informações e documentos tratados.
Ajudar o executivo em tarefas pessoais que impactem seu desempenho no trabalho (ex.: envio de correspondências pessoais, gestão de compromissos privados).

REQUISITOS E QUALIFICAÇOES
Experiência anterior como secretária ou assistente executiva.
Domínio de ferramentas de produtividade, como pacote Office (Word, Excel, PowerPoint), além de habilidades em gestão de agenda e organização de eventos.
Competências comportamentais: Boa comunicação verbal e escrita, organização, discrição, proatividade, habilidades de resolução de problemas e capacidade de lidar com informações confidenciais.


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